Privacystatement

Monique Remery Haptotherapie, Taxusrode 9, 5709 HW Helmond

Monique Remery Haptotherapie verwerkt persoonsgegevens van eenieder die gebruik maakt van de diensten van de haptotherapie praktijk.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu. Omdat ik, Monique Remery, GZ-Haptotherapeut, zorgvuldig wil omgaan met gegevens die mij ter beschikking worden gesteld en om te voldoen aan de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb ik deze privacyverklaring opgesteld. Deze kan van tijd tot tijd wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Ik raad je aan om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen, zodat je van die eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Om jouw proces tijdens de haptotherapie goed te kunnen volgen en kwalitatief te waarborgen is het nodig om een dossier bij te houden. Dit is ook wettelijk verplicht (WGBO). Om je dossier zorgvuldig bij te kunnen houden en om je facturen te kunnen sturen heb ik gegevens van jou nodig. Het dossier bevat aantekeningen over jouw gezondheidssituatie en gegevens over de behandelingen. Ook worden in het dossier gegevens opgenomen die voor jouw behandeling noodzakelijk zijn en gegevens die ik, na jouw expliciete toestemming, heb opgevraagd bij een andere zorgverlener, bijvoorbeeld bij de huisarts. Ik beperk de registratie zo veel mogelijk zodat je geen gegevens hoeft te delen die niet noodzakelijk zijn. Je mag van mij verwachten dat ik zorgvuldig omga met die persoonlijke en medische gegevens en ervoor zorg dat onbevoegden er geen toegang toe hebben. Als behandelend therapeut heb ik dan ook als enige toegang tot de inhoudelijke gegevens in jouw dossier. Ik heb een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim).

Voordat ik inga op de persoonsgegevens die ik van je verwerk, eerst iets over de rechten die je hebt ten aanzien van jouw eigen persoonsgegevens. Uiteraard blijf jij de baas over je eigen gegevens. Wil je inzage krijgen in je persoonsgegevens en een kopie ontvangen? Of wil je je gegevens wijzigen, verwijderen of gebruik beperken? Dat is in nagenoeg alle gevallen geen probleem. In een aantal gevallen heb ik echter een wettelijke plicht om gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld voor de belastingdienst, maar laat het me per post of e-mail (info@moniqueremery.nl) weten en we komen daar samen uit. Mocht dat toch niet zo blijken te zijn, dan kun je gebruik maken van de klachten- en/of meldingsprocedure die helemaal onderaan deze verklaring staat vermeld.

Rechten omtrent jouw persoonsgegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die je ter beschikking hebt gesteld. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij over te dragen. Als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, dan heb je vanzelfsprekend ook het recht om deze toestemming weer in te trekken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Allereerst heb je het recht op een begrijpelijke en transparante uitleg over hoe ik met jouw persoonsgegevens omga en welke rechten jij in dat verband kan uitoefenen. In dit privacybeleid heb ik daarom uitgebreid uitgelegd welke gegevens ik van jou verzamel en hoe ik daar mee omgaan.

Daarnaast heb je het recht om te allen tijde inzage van mij te vragen in de gegevens die ik over jou beschikbaar heb. Je kunt dat aanvragen via het email-adres info@moniqueremery.nl. Aanvragen verwerk ik binnen uiterlijk 30 dagen. Indien uit dat recht tot inzage onjuistheden blijken heb je het recht de gegevens te laten aanpassen, aanvullen of te verwijderen.

Als je gebruik maakt van je recht om je dossier te verwijderen zal ik je dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en moeten 7 jaar bewaard blijven in verband met de fiscale bewaarplicht. Als je vraagt om verwijdering is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk, omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden en dat kan alleen met jouw toestemming.

Tot slot heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens als jij het niet eens bent met de manier waarop ik jouw persoonsgegevens verwerk. Jij hebt bijvoorbeeld het recht om beperking van de verwerking van jouw gegevens te verzoeken. Dit betekent dat ik jouw gegevens mag bewaren maar niet gebruiken. In dat geval moet je me dat specifiek (per brief of e-mail) laten weten. Als je bezwaar hebt tegen een (deel van) de registratie kan je dit aangeven. Dan bespreken we wat een goede manier is om aan je bezwaar tegemoet te komen.

Overdracht van gegevens aan een derde partij

Je hebt het recht aan te geven dat je wilt dat jouw gegevens overgedragen worden aan jouzelf of aan een derde partij. Je gegevens worden nooit op mijn initiatief aan derden verstrekt voor welk doeleinde dan ook, tenzij je hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent. We maken in dat geval duidelijke schriftelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.

Welke persoonsgegevens verwerk ik en waarom?

Ik krijg nagenoeg alle gegevens rechtstreeks van jou tijdens het intake-gesprek en de haptotherapie sessies. Soms kan het zijn dat ik gegevens krijgen van andere partijen, maar alleen wanneer jij die partijen toestemming hebt gegeven om bepaalde gegevens met mij te delen. 

Er zijn drie hoofdredenen waarom ik persoonsgegevens van jou verwerk:

  1. De kwalitatieve inhoudelijke persoonlijke zorg.
  2. De administratieve verwerking van cliëntengegevens voor een geordende bedrijfsvoering.
  3. Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de praktijk rondom cliëntenbehandeling en -begeleiding.

Als GZ-Haptotherapeut respecteer ik daarbij altijd de privacy van alle cliënten van de praktijk, draag ik er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je verschaft vertrouwelijk wordt behandeld, en verwerk ik persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevens Bescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet. De gegevens worden geregistreerd in het dossier.

Soms gebruik ik je gegevens anoniem in het kader van intercollegiale toetsing (mijn eigen professional ontwikkeling). In dat geval breng ik de ‘casus’ volledig geanonimiseerd in. Over ieder ander gebruik van jouw gegevens zal ik je eerst informeren en hiervoor expliciet jouw toestemming vragen.

De gegevens die ik verwerk

  • Naam, adres, Woonplaats (NAW) en telefoonnummer. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en ten behoeve van de facturatie om te voldoen aan richtlijnen van de belastingdienst voor facturen die op naam en adres gezet moeten worden.
  • Geboortedatum en geboorteplaats. Ter identificatie en om de leeftijd te weten.
  • Geslacht. Het is niet verplicht deze informatie te verstrekken.
  • Mailadres. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en gegevens te kunnen sturen.
  • Huisarts en/of andere behandelaren. Als je ook andere behandelingen volgt is het belangrijk om dat te weten. Ook kan het soms handig zijn om de behandelingen op elkaar af te stemmen. De huisarts is belangrijk als er sprake is van psychische en/of lichamelijke klachten/problemen. We bespreken dan samen of dat bij jou van toepassing is en of het belangrijk is dat ik gegevens heb van je huisarts of medebehandelaar. Als dat wel het geval is zal ik je ook vragen om, schriftelijk, toestemming te verlenen om met de huisarts of medebehandelaar contact te hebben.
  • Gegevens van de verzekering (verzekeraar en polisnummer). Het is niet verplicht om gegevens te verstrekken van je verzekering.
  • Waar je werkzaam bent. Als er sprake is van een arbeid gerelateerd traject en de factuur bijvoorbeeld naar je werkgever gaat, dan zijn er contactgegevens nodig. Indien er overleg is met je werkgever over de voortgang van het traject zal ik je hier schriftelijk toestemming voor vragen. Het is niet verplicht informatie over je werkgever te verstrekken.
  • Behandelplan. Om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.
  • Sessie-verslagen. Om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.
  • Afspraken. Data in het dossier. Ter registratie voor het opvolgen van afspraken, de facturatie en monitoring van de behandeling.
  • Informatie aan derden.  Wordt uitsluitend verstrekt met jouw schriftelijke toestemming. Als je mij verzoekt om bijvoorbeeld contact te hebben met je huisarts, een andere behandelaar of bijvoorbeeld je werkgever, dan zal ik je vragen hier een formulier voor te tekenen. Dit formulier wordt ingescand en in je dossier bewaard, de papieren versie wordt bewaard in een afgesloten dossierkast.
  • De mailwisselingen.  Mails over het maken van afspraken worden meteen na de gemaakte afspraak verwijderd. Mailwisselingen aangaande de behandeling inhoudelijk worden opgeslagen in je dossier.

Bewaartermijn

Ik zal jouw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor de doeleinden in deze privacyverklaring genoemd. Dit betekent dat ik jouw persoonsgegevens bewaar zolang zij nodig zijn om de doelen van de behandeling te bereiken. Ik ben als behandelaar gehouden aan de wettelijke bewaartermijn voor het cliëntendossier. Deze termijn is 15 jaar, tenzij je de toestemming hiervoor schriftelijk intrekt. In dat geval zal ik het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie, deze blijven dan maximaal 7 jaar bewaard. Je moet zelf ook de facturen van je behandelingen goed bewaren, voor wanneer bijvoorbeeld de zorgverzekeraar er naar vraagt.

Beveiliging van de gegevens

Ik neem veel maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Zowel op organisatorisch als technisch gebied. Ik verwerk je persoonsgegevens digitaal. Daarbij maak ik geen gebruik van cloud-diensten. Ik sla de persoonsgegevens lokaal op, evenals de back-up van deze gegevens.

Het dossier en de back-ups zijn beveiligd met een wisselend wachtwoord.

Whatsapp en telefonie. Soms worden afspraken via whatsapp gemaakt, hier wordt geen inhoudelijke informatie over de behandeling uitgewisseld. Soms is er telefonisch contact over het maken van afspraken. Daarmee kan het zijn dat jouw (mobile) nummer in mijn mobile telefoon staat opgeslagen. De telefoon is beschermd met een inlogcode die alleen bij mij bekend is.

Nieuwsbrief aanmelding. Op dit moment maak ik geen gebruik van een nieuwsbrief.

Verwerkingspartners

Uitsluitend ik zelf, Monique Remery, ben gemachtigd jouw dossier in te zien. Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van uitdrukkelijke toestemming voor een of meer specifieke doeleinden, zal dat afzonderlijk worden aan jou gevraagd. Deze toestemming wordt door jou schriftelijk gegeven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de begin- en eindrapportage naar huisarts en/of betrokken (para)medici, overleg met huisarts en/of betrokken (para)medici en het versturen van een nieuwsbrief.

Ik geef je gegevens alleen door aan andere partijen als dat nodig is voor onze dienstverlening (en dan alleen met jouw toestemming) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Ik werk momenteel aan verwerkersovereenkomsten met partijen zoals de IT-leverancier van de website (Hostnet), en de verwerker van de financiële afhandeling t.b.v. de belastingdienst (Baxi Advies, Geldrop). In het kader daarvan worden aan deze derden de minimaal noodzakelijke persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen je persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden. Ik verkoop je gegevens niet aan deze dienstverleners of andere derde partijen.

Soms moet ik persoonsgegevens doorgeven aan de overheid. Dit kan zich allereerst voordoen als bepaalde overheidsinstellingen deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken, zoals de Belastingdienst. Tot slot kunnen bepaalde toezichthouders toegang tot persoonsgegevens krijgen in het kader van een onderzoek.

Social media

Ik maak geen gebruik van social media anders dan LinkedIn. Daar zal ik nooit melding maken van clienten en/of persoonsgegevens. Ik raad je aan om het privacybeleid van de social media partijen waar jij een account hebt, goed door te nemen zodat je weet hoe je gegevens worden gebruikt en hoe jij je instellingen kunt aanpassen.

Klachten

Als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, laat dit dan vooral aan mij weten. Mochten wij er samen niet uitkomen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (link)

Vragen

Mogelijk moet ik op basis van wijzigingen in de wetgeving deze privacyverklaring aanpassen. Die aanpassingen worden altijd op mijn website gepubliceerd. Ik raad je daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van wijzigingen.

Indien je vragen hebt over het privacybeleid of een verzoek over de verwerking van je gegevens, neem dan contact op via email info@moniqueremery.nl, of bel me op 0681501910. Ik beantwoord je vragen graag.